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Hace un tiempo que quería hacer este experimento con mi mujer, y la pandemia nos dio el contexto perfecto para hacerlo. Ella y yo, ambos independientes, somos muy diferentes a la hora de trabajar. Solamente con mirar ambos escritorios uno podría notar rápidamente una incompatibilidad manifiesta entre un enfoque multitasking y otro netamente focalizado.

Muchas veces discutimos sobre lo que a cada uno de nosotros le funciona y que si las cosas se hacen no deberíamos intentar cambiar al otro. Ahora con el tiempo suficiente para hacerlo, decidí proponerle un ejercicio para demostrarle una manera alternativa de enfocar sus tareas.

Un poco de Teoría

Hay un par de principios/reglas que no importa que autor o época haya leído sobre Ejecución se mantienen firmes como la base de un edificio. Desde Peter Drucker -The Effective Executive (1966)- pasando por David Allen -Getting things Done (2001)- o algo mas cercano como Sean Covey -The 4 Disciplines of Execution (2012)- hasta otros tantos de estos días, ser ejecutivo es un hábito. Y los hábitos son una serie de prácticas, y como tal, susceptibles de ser aprendidas. Nada puede lograrse de la noche a la mañana, ni existe píldora mágica, pero todo puede aprenderse!

1º Foco: hoy en día esta comprobado que nuestro cerebro no funciona como multitasking, no estamos preparados para realizar dos tareas de manera correcta al mismo tiempo. Por lo tanto es fundamental poner toda nuestra atención en una acción determinada. Y acá es donde sufrimos porque debemos aprender a decir que NO a otras cuestiones.

2º Acciones: Las acciones que elegimos tienen que ser físicas. Por ejemplo, “agendar reunión con Pedro” no describe ninguna acción física determinada. Como vamos agendar la reunión? “enviar mail a pedro” o “llamar a secretaria de pedro” Sino tenemos una acción fisica, nuestra mente sigue estando en deuda y se resiste a ejecutar. Un consejo que me sirvió mucho fue dividir las acciones en 4 categorías: según el contexto (telefono, computadora, auto), tiempo o energía disponible y prioridad. Estar en el consultorio del médico, con una espera de 1 hora al mediodía, con tu telefono no es lo mismo que sentado en tu oficina, computadora mediante a las 9am. Tener previamente establecido las acciones según estas categorías va ayudarte a establecer cuales son mas ejecutables que otras.

3º Compromiso: lo mas frustrante de todas las acciones del día a día, es que sentimos que siempre estamos corriendo de atrás, que estamos perdiendo el partido. Y a nadie le gusta jugar sabiendo que va perder de antemano. Desde ya que uno tiene que atajar cuestiones a medida que se van presentando que son inesperadas o urgentes. Pero siempre es importante tener tu tiempo para ejecutar aquellas cosas que como dijimos son fundamentales para nosotros. La energía que nos brinda completar las acciones predefinidas es indescriptible al lado de otras cuestiones que surgen en el momento. A quien no le ha pasado, tachar de una lista de pendientes, el cambio de una lamparita quemada y sentirse que termino de escalar el Everest.

Manos a la obra

Con todo esto en mente, decidimos organizar un plan de trabajo, para ayudarla con sus pendientes como productora de Seguros. Con pandemia, y 5 chicos en casa, no era fácil. Primero elegimos el objetivo más importante luego dividimos las tareas y establecimos cada acción a ejecutar. Teniendo en cuenta, como les decía, que ella trabaja ademas de cuidarnos a todos, hablar con sus 6 hermanos horas por telefono durante todo el día, y mantener abierto al menos 14 ventanas en el explorador (ni idea como lo hace!) establecimos un horario para nosotros solos, no mayor a 45 minutos durante 3 días a la semana. En dos semanas pudimos terminar el trabajo, ambos felices por sobrevivir al experimento y encima aumentar algunos clientes producto de la nueva organización.

Moraleja: cada uno de nosotros vuelve a su estado natural pero a mí me enseño a valorar mucho más a mi mujer con todo lo que hace y ella pudo experimentar otras maneras de trabajar y ser mas eficiente. Obviamente como dije al principio se trata de hábitos, así que para ver un cambio habra que seguir entrenando todos los días!!

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